Das neue Stiftungsregister: Was Stiftungsverantwortliche wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2028 gilt in Deutschland: Alle rechtsfähigen Stiftungen bürgerlichen Rechts werden in einem zentralen, elektronisch geführten Stiftungsregister erfasst – ähnlich wie beim Handelsregister. Damit endet die bisherige Praxis, in der Stiftungen auf uneinheitliche Länderverzeichnisse und nicht rechtsverbindliche Vertretungsbescheinigungen der Behörden angewiesen waren, um ihre Existenz und Vertretungsbefugnisse nachzuweisen. Ziel des neuen Registers ist es, mehr Transparenz zu schaffen, eindeutige Vertretungsnachweise zu ermöglichen und Bürokratie im Rechts- und Geschäftsverkehr zu reduzieren.

Ursprünglich sollte das neue Register bereits am 1. Januar 2026 an den Start gehen, aus technisch-organisatorischen Gründen wurde dieser jedoch um zwei Jahre verschoben.¹

Ab 2028: Einheitliches Online-Register

Das neue öffentliche Stiftungsregister, das vom Bundesamt für Justiz geführt wird, soll Folgendes gewährleisten:
- Bereitstellung einer zentralen Datenbank für Name, Sitz, Anerkennungsdatum, Satzung, Vorstandsbesetzung und Vertretungsregeln
- Rechtssichere Vertretungswirkung: Wer als vertretungsberechtigt eingetragen ist, gilt bis zum Widerruf als solcher
- Unbeschränkte Abrufbarkeit: Das Register soll grundsätzlich jederzeit für jedermann einsehbar sein. Dasselbe gilt für die Einsicht in die zum Stiftungsregister eingereichten Dokumente, falls der Zugang zu den Dokumenten nicht aufgrund eines berechtigten Interesses der Stiftung oder Dritter beschränkt oder ausgeschlossen wurde.

Wer muss sich eintragen lassen?
- Pflicht: Alle rechtsfähigen Stiftungen bürgerlichen Rechts – egal ob steuerbegünstigt (gemeinnützige, mildtätige und/oder kirchliche Zwecke verfolgende Stiftungen) oder privatnützig
- Keine Pflicht: Nichtrechtsfähige Stiftungen (Treuhandstiftungen), kirchliche Stiftungen und Stiftungen des öffentlichen Rechts

Die neuen Pflichten ab 2028

1. Erstanmeldung
- Neue Stiftungen (nach dem 01.01.2028 gegründete Stiftungen): Unverzüglich nach Anerkennung
- Bestehende Stiftungen (bis zum 31.12.2027 gegründete Stiftungen): Spätestens bis 31. Dezember 2028

Einzutragen sind Name und Sitz der Stiftung, das Datum der Anerkennung und bei Mitgliedern des Vorstands plus besonderen Vertretern deren Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Wohnort sowie der Umfang der Vertretungsmacht. Bei Verbrauchsstiftungen ist außerdem die Zeit zu hinterlegen, für die die Stiftung errichtet wurde.

Einzureichende Unterlagen bei der Anmeldung:
- Anerkennungsbescheid der nach Landesrecht zuständigen Behörde
- Aktuelle Satzung
- Beschlüsse zur Bestellung oder Abberufung von Vorstandsmitgliedern bzw. besonderen Vertretern.

Nicht einzureichen ist das Stiftungsgeschäft.

Anmeldungen zum Stiftungsregister sind von den Mitgliedern des Vorstands oder – im Falle eines Insolvenz- bzw. Liquidationsverfahrens – von den Liquidatoren vorzunehmen. Die Unterlagen müssen in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Gem. § 3 Abs. 4 StifRG sind die Dokumente in Abschrift beizufügen.

2. Aktualisierungspflicht
Änderungen müssen unverzüglich gemeldet werden, z. B.:
- Wechsel im Vorstand
- Änderung von Sitz oder Satzung
- Änderungen in Vertretungsbefugnissen

3. Anmeldepflicht bei besonderen Vorgängen
- Zusammenschlüsse
- Auflösungen
- Liquidationen

4. Neuer Namenszusatz
Nach erfolgter Eintragung muss die Stiftung im Rechtsverkehr den Zusatz „eingetragene Stiftung“ (e. S.) bzw. bei Verbrauchsstiftungen „eingetragene Verbrauchsstiftung“ (e. VS.) führen. Die Stiftung ist verpflichtet, diesen Namenszusatz konsequent in allen rechtlichen und geschäftlichen Kontexten zu führen, z. B. auf Briefbögen, Verträgen, Rechnungen, offiziellen Mitteilungen und im Impressum der Website. Dieser Namenszusatz soll dem Schutz des Rechtsverkehrs und der Unterscheidung zwischen “echten”, rechtsfähigen Siftungen, und "unechten" Stiftungen", z. B. gemeinnützigen GmbHs und Vereinen, die zwar eine andere Rechtsform besitzen und dennoch die Bezeichnung “Stiftung” in ihrem Namen führen, dienen.

Da Meldepflichten künftig Teil der gesetzlichen Sorgfaltspflichten sind, drohen bei Verstößen Zwangsgelder gegen Vorstand oder Liquidatoren (bis zu 1.000 € möglich) und eine zivilrechtliche Haftung.

Checkliste: So bereiten Sie Ihre Stiftung auf das Stiftungsregister vor

1. Rechtsform prüfen – Ist Ihre Stiftung eine rechtsfähige Stiftung bürgerlichen Rechts, die eintragungspflichtig ist?
2. Erstanmeldung planen:
  - Neu gegründet (im Verlauf des Jahres 2028) → sofort anmelden
  - Bestehend (vor 2028 gegründet) → spätestens 31. Dezember 2028
3. Unterlagen bereitlegen: Anerkennungsbescheid, Satzung, Vorstandsbeschlüsse (Bestellung/Abberufung)
4. Datenschutz und Einsichtsmöglichkeiten bedenken: welche Dokumente können Dritte sehen und sollten vorab noch angepasst werden (z. B. in Bezug auf Personendaten (Namen) oder Vermögenswerte)?
5. Zuständigkeiten festlegen und Sanktionsrisiko beachten: wer übernimmt Erstanmeldung und Aktualisierungen?
6. Gebühr einplanen (voraussichtlich bis zu 75 € pro Eintragung)
7. Erstanmeldung vornehmen: Eintragung unmittelbar bzw. fristgemäß durchführen
8. Namenszusatz anpassen: Nach Eintragung „eingetragene Stiftung“ (e. S.) bzw. „eingetragene Verbrauchsstiftung“ (e. VS.) führen.

Kritische Punkte am neuen Stiftungsregister

So begrüßenswert die Einführung des zentralen Registers ist, sollen auch kritische Aspekte nicht unerwähnt bleiben:

• Offenlegung personenbezogener und interner Daten: In den Unterlagen müssen Vorstandsmitglieder mit vollständigem Namen, Geburtsdatum und Wohnort offengelegt werden. Darüber hinaus können – je nach Satzungsformulierung – auch in die Stiftung eingebrachte Vermögenswerte sowie interne Beschlussregeln öffentlich einsehbar werden. Dies wirft Fragen zum Datenschutz, zur Vertraulichkeit und zum Schutz der Persönlichkeitsrechte auf. Gleichzeitig wird die der Behörde bekannte Verwaltungsanschrift der Stiftung nicht veröffentlicht.
• Fehlende Transparenz beim Zweck: Das Register enthält – anders als die bislang noch existierenden Stiftungsverzeichnisse – nicht den Stiftungszweck selbst. Wer das primäre identitätsbestimmende Merkmal einer Stiftung, ihren Zweck, nachvollziehen will, muss daher zusätzliche Dokumente wie die Satzung einsehen.
• Negative Publizitätswirkung: Anders als ursprünglich suggeriert, entfaltet das neue Stiftungsregister nur negative, keine positive Publizitätswirkung.² Gleichwohl gilt: wer sich auf die Eintragungen im Register verlässt, ist gem. § 82 d BGB geschützt (Vertrauensschutz).³
• Lückenhafte Abdeckung: Erfasst werden ausschließlich rechtsfähige Stiftungen bürgerlichen Rechts. Öffentliche und kirchliche Stiftungen sowie nichtrechtsfähige Stiftungen tauchen im Register nicht auf – das führt zu einem unvollständigen Bild der Stiftungslandschaft.

Diese Kritikpunkte zeigen, dass das Stiftungsregister zwar einen großen Fortschritt darstellen, aber noch nicht alle Erwartungen an eine umfassende und praxisgerechte Lösung erfüllen wird. Durch die Verschiebung des Einführungstermins stellt sich im Übrigen die Frage, ob die amtlichen Stiftungsverzeichnisse doch noch weiter geführt werden.

Fazit

Das neue Stiftungsregister ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – es ist eine Chance, die seit langer Zeit vielfach geforderte Transparenz im Dritten Sektor zu erhöhen und die bislang von den Stiftungsaufsichtsbehörden dezentral geführten Stiftungsverzeichnisse aufzuheben. Gleichzeitig muss seine Einführung aufgrund der erwähnten kritischen Punkte als Einstieg in einen Prozess betrachtet werden. Stiftungen ist zu empfehlen, frühzeitig alle erforderlichen Schritte einzuleiten und somit unnötigen Stress kurz vor Fristablauf zu vermeiden.

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Wesentliche Quellen:

(1) Bundesverband Deutscher Stiftungen: Wichtige News für den Stiftungssektor: Stiftungsregister startet erst 2028, Pressemitteilung vom 17. September 2025: www.stiftungen.org
(2) Bundesministerium der Justiz (Hrsg.): Verordnung zum Betrieb des Stiftungsregisters – Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz. Veröffentlichung vom 27. Mai 2025: www.bmjv.de
(3) Bundesverband Deutscher Stiftungen (Hrsg.): Neues Stiftungsregister ab 2026: Was geplant ist und was wir fordern, Online-Beitrag vom 15. August 2024: www.stiftungen.org
(4) DIE STIFTUNG: Stiftungsregister: Kritik an Entwurf zu Verordnung. Beitrag in „DIE STIFTUNG“ vom 27. August 2024
(5) Müller, Tobias: Stiftungsregister – Der lange Weg zur digitalen Ordnung. Beitrag in „DIE STIFTUNG“ vom 11. August 2025
(6) Schienke-Ohletz, Tanja: Das Stiftungsregister und die Umsetzung in die Praxis. Online-Beitrag vom 12. September 2024: www.stiftungswelt.de
(7) Schwalm, Julian/ Schwind, Sebastian: Stiftungsregister, in: StiftungsManager 4/24 („Aktuelle Rechts- und Steuerpraxis“)

Fußnoten:

¹ Bundesverband Deutscher Stiftungen: Wichtige News für den Stiftungssektor: Stiftungsregister startet erst 2028, Pressemitteilung vom 17. September 2025: www.stiftungen.org

² Unter Publizitätswirkung versteht man den gesetzlichen Vertrauensschutz, den Eintragungen (oder auch Nichteintragungen) in öffentlichen Registern wie dem Handels- oder künftig dem Stiftungsregister entfalten.

Geschützt wird im Falle der negativen Publizitätswirkung der gute Glaube daran, dass etwas, das nicht eingetragen ist, rechtlich nicht gilt, nicht dagegen der gute Glaube daran, dass das, was eingetragen ist, rechtlich gilt.

Nicht eingetragene Änderungen (z. B. Vorstandswechsel, Satzungsänderungen) können Dritten nicht entgegengehalten werden – sie gelten als unwirksam, solange sie nicht im Register stehen. Wenn beispielsweise ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied nicht im Register eingetragen ist, kann diese Stiftung nicht von einer Bank die Ausstellung einer Bankvollmacht für dieses Vorstandsmitglied verlangen.

³ Auszug aus dem „Gesetz zur Vereinheitlichung des Stiftungsrechts und zur Änderung des Infektionsschutzgesetzes vom 16. Juli 2021“: https://dip.bundestag.de

㤠82d Vertrauensschutz durch das Stiftungsregister
(1) Eine in das Stiftungsregister einzutragende Tatsache kann die Stiftung einem Dritten im Geschäftsverkehr nur entgegensetzen, wenn diese Tatsache im Stiftungsregister eingetragen oder dem Dritten bekannt ist.
(2) Wurde eine einzutragende Tatsache in das Stiftungsregister eingetragen, so muss ein Dritter im Geschäftsverkehr diese Tatsache gegenüber der Stiftung gegen sich gelten lassen, es sei denn, dass er die Tatsache weder kannte noch kennen musste.“

Quelle: https://dip.bundestag.de