Kernaufgaben von Stiftungsvorständen: Entlastung, Nachfolge, Zukunftssicherung

Viele rechtsfähige Stiftungen bürgerlichen Rechts in Deutschland stehen vor ähnlichen Herausforderungen: Sie verfügen über ein vergleichsweise kleines Stiftungsvermögen, arbeiten mit begrenzten finanziellen Ressourcen und werden nahezu vollständig ehrenamtlich geführt. Gleichzeitig steigen die rechtlichen, organisatorischen und fachlichen Anforderungen an die Gremienarbeit kontinuierlich.

Die Zahlen verdeutlichen die Situation: Die meisten Stiftungen wurden mit weniger als einer Million Euro Errichtungskapital gegründet, bei etwa jeder dritten Stiftung lag das Anfangsvermögen sogar unter 100.000 Euro.¹ Für viele Stiftungen bedeutet das, dass die finanziellen Spielräume für die Beschäftigung von hauptamtlichem Personal stark eingeschränkt sind. Das ist ein Erklärungsansatz, warum rund 80 Prozent der Stiftungsvorstände ausschließlich ehrenamtlich arbeiten und dieselben Personen, die strategische Entscheidungen treffen, auch operative Aufgaben erledigen, Berichte erstellen, Förderprojekte begleiten und die Kommunikation mit Behörden übernehmen.²

Hinzu kommt eine weitere Entwicklung: Zahlreiche Stiftungen wurden in den vergangenen Jahrzehnten von engagierten Stifterinnen und Stiftern gegründet, die selbst über viele Jahre Verantwortung im Vorstand übernommen haben. Heute erreichen viele dieser Personen ein Alter, in dem die Frage der Nachfolge zunehmend an Bedeutung gewinnt. Bereits heute sorgen sich zahlreiche Stiftungen um die künftige Besetzung ihrer Vorstände.

Die Herausforderung besteht deshalb nicht allein darin, neue Vorstandsmitglieder zu gewinnen. Vielmehr müssen Stiftungen Strukturen schaffen, die ehrenamtliches Engagement ermöglichen, Überlastungen vermeiden und die Handlungsfähigkeit langfristig sichern.

Warum der Vorstand für die Zukunft der Stiftung entscheidend ist

Anders als Vereine oder Kapitalgesellschaften verfügt die Stiftung über keine Mitglieder oder Gesellschafter, die die Geschicke der Organisation bestimmen. Die besondere Bedeutung des Vorstands ergibt sich bereits aus dem Stiftungsrecht. Nach § 84 Abs. 1 BGB gilt:

„Die Stiftung muss einen Vorstand haben. Der Vorstand führt die Geschäfte der Stiftung.“

Der Vorstand ist damit das einzige gesetzlich vorgeschriebene Organ einer Stiftung und oftmals zugleich das einzige dauerhaft handlungsfähige Organ. Seine Besetzung und kontinuierliche Nachfolge sind deshalb keine organisatorische Nebensache, sondern eine Existenzfrage der Stiftung.

Er ist damit nicht nur für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben verantwortlich, sondern auch für die Vermögensverwaltung, die Umsetzung des Stiftungszwecks und die strategische Weiterentwicklung der Stiftung. Die Qualität der Vorstandsarbeit entscheidet deshalb maßgeblich darüber, ob eine Stiftung ihren Zweck dauerhaft erfüllen kann.

Das wichtigste Vermögen einer Stiftung sind ihre Menschen

Wenn über die Zukunftsfähigkeit von Stiftungen gesprochen wird, richtet sich der Blick häufig zunächst auf das finanzielle Vermögen. Das ist insoweit nachvollziehbar, da die Stiftung im Kern eine Vermögensmasse darstellt, die einem bestimmten Zweck in der Regel auf Dauer gewidmet ist. Tatsächlich entscheidet jedoch vor allem die Qualität der handelnden Personen über den Erfolg einer Stiftung.

Der Stiftungsexperte Dr. Christoph Mecking formuliert dies treffend:

„Drei charakteristische Merkmale konstituieren eine Stiftung: Zweck, Vermögen und Organisation. Oft wird das vorhandene Vermögen für den entscheidenden Erfolgsfaktor zur nachhaltigen Erreichung des Satzungszwecks gehalten. Doch ist es letztlich der Mensch, der die Potenziale umsetzt.“³

Gerade ehrenamtliche Vorstände sind daher weit mehr als ein Verwaltungsorgan. Sie sind strategische Steuerungsinstanz, operative Kraft und häufig auch das Gesicht der Stiftung nach außen. Das wichtigste Vermögen einer Stiftung ist daher häufig nicht ihr Kapital, sondern die Menschen, die Verantwortung übernehmen. Umso wichtiger ist es, Vorstände gezielt zu entlasten und attraktive Rahmenbedingungen für bestehende und künftige Gremienmitglieder zu schaffen.

Handlungsfeld 1: Governance und Gremienarbeit

Die Herausforderung

Kernaufgabe in diesem Handlungsfeld ist die Sicherstellung der Handlungsfähigkeit der Stiftung. Zur Herausforderung wird, dass gerade in kleineren Stiftungen häufig Geschäftsstellen oder hauptamtliche Mitarbeitende fehlen. Organisatorische Aufgaben, Sitzungsmanagement, Beschlussfassungen und Dokumentationspflichten liegen daher vollständig beim Vorstand. Gleichzeitig sind Zuständigkeiten oft nicht klar geregelt, sodass einzelne Personen einen Großteil der Arbeit übernehmen.

Mögliche Lösungsansätze

Eine wirksame Entlastung beginnt bei der Organisation der Vorstandsarbeit:

• Entwicklung einer Geschäftsordnung und eines klaren Governance-Konzepts
• Festlegung eindeutiger Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
• Einführung effizienter Entscheidungs- und Beschlussverfahren, beispielsweise durch digitale Sitzungen oder Umlaufbeschlüsse
• Ressortverteilung nach Kompetenzen, etwa für Finanzen, Projekte, Öffentlichkeitsarbeit oder Recht
• Prüfung organisatorischer Anpassungen, beispielsweise der Einrichtung einer Geschäftsführung oder der Verschlankung fakultativer Gremien (Kuratorien/Stiftungsräte und Beiräte)
• Strategische Personalentwicklung durch Gewinnung neuer Vorstandsmitglieder, Verjüngung des Vorstands und gezielte Fortbildung
• Einbindung externer Fachleute zur Unterstützung bei komplexen Aufgaben

Ziel ist es, die Vorstandsarbeit effizienter zu gestalten und ein attraktives Umfeld für künftige Gremienmitglieder zu schaffen. Unter Umständen können hier Satzungsanpassungen Abläufe und Prozesse erleichtern. Gemäß § 85 Abs. 3 BGB sind einfache Satzungsänderungen zulässig, wenn diese der Erfüllung des Stiftungszwecks dienen.

Handlungsfeld 2: Recht und Compliance

Die Herausforderung

Stiftungsvorstände tragen die Verantwortung für die rechtmäßige Existenz und Tätigkeit der Stiftung. Sie müssen die Vorgaben der Satzung einhalten, Berichtspflichten gegenüber Stiftungsaufsicht und Finanzverwaltung erfüllen und sicherstellen, dass die Gemeinnützigkeit dauerhaft gewahrt bleibt.

Für ehrenamtliche Vorstände ist dies besonders anspruchsvoll, da rechtliche und steuerliche Anforderungen zunehmend komplexer werden.

Mögliche Lösungsansätze

Um Risiken zu reduzieren und die Arbeitsbelastung zu senken, bieten sich verschiedene Maßnahmen an:

• Gewinnung von Vorstandsmitgliedern mit juristischer oder steuerlicher Expertise
• Kontinuierliche Weiterbildung bestehender Gremienmitglieder
• Nutzung externer Unterstützung bei Berichten, steuerlichen Fragestellungen oder rechtlichen Prüfungen
• Aufbau standardisierter Dokumentations- und Kontrollprozesse

Rechtssicherheit entsteht nicht allein durch Fachwissen, sondern vor allem durch funktionierende Strukturen. Klare Prozesse, dokumentierte Entscheidungen und der gezielte Einsatz externer Expertise helfen dabei, Risiken zu minimieren und den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Gleichzeitig schaffen sie die Voraussetzungen dafür, dass neue Vorstandsmitglieder Verantwortung übernehmen können, ohne sich zunächst durch eine Vielzahl komplexer Einzelregelungen arbeiten zu müssen.

Handlungsfeld 3: Finanzen und Vermögen

Die Herausforderung

Der Vorstand muss das Stiftungsvermögen erhalten und gleichzeitig ausreichende Erträge für die Zweckverwirklichung erwirtschaften. Niedrige Kapitalmarkterträge, regulatorische Anforderungen und begrenzte Finanzexpertise im Ehrenamt erschweren diese Aufgabe zusätzlich.

Viele Vorstände beschäftigen sich zudem deutlich intensiver mit Projekten als mit Vermögensfragen – obwohl gerade die finanzielle Basis die langfristige Handlungsfähigkeit der Stiftung bestimmt.

Mögliche Lösungsansätze

Zu den wichtigsten Handlungsoptionen gehören:

• Aufbau finanzieller Kompetenz im Vorstand – durch Weiter- und Fortbildung bestehenden Personals oder Gewinnung von Vorstandsmitgliedern mit Finanzexpertise
• Entwicklung oder Anpassung einer klaren Anlagestrategie
• Überprüfung bestehender Vermögensanlagen auf Ertrag und Effizienz
• Nutzung von Umschichtungen oder der Auflösung stiller Reserven, sofern sinnvoll
• Prüfung von Impact-Investing-Ansätzen
• Ausbau von Fundraising, Spenden und Zustiftungen
• Erschließung zusätzlicher Einnahmequellen und konsequente Kostenkontrolle
• Einbindung externer Vermögens- und Stiftungsexpertise

Eine aktive Finanzstrategie kann nicht nur die Zweckverwirklichung stärken, sondern auch Ressourcen für Personal, Dienstleistungen und Nachfolgeentwicklung schaffen.

Handlungsfeld 4: Zweckverwirklichung und Projekte

Die Herausforderung

Die eigentliche Aufgabe jeder Stiftung besteht darin, ihren Stiftungszweck wirksam und dauerhaft zu erfüllen. Gleichzeitig verursachen Förderentscheidungen, Projektbegleitung, Antragsbearbeitung und Berichtswesen häufig einen erheblichen administrativen Aufwand.

Insbesondere kleinere Stiftungen laufen Gefahr, ihre begrenzten Ressourcen fehlzuinvestieren.

Mögliche Lösungsansätze

Mehr Wirkung bei geringerem Aufwand lässt sich häufig durch strategische Konzentration erreichen:

• Fokussierung auf wenige, besonders wirksame Projekte
• Vermeidung einer kleinteiligen Mittelverteilung nach dem Gießkannenprinzip
• Stärkere Orientierung an nachweisbaren Wirkungen
• Förderung langfristiger und nachhaltiger Projekte
• Ausbau partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit Förderpartnern
• Ergänzung finanzieller Förderung durch Wissenstransfer, Netzwerke und Beratung
• Vertrauensbasierte Förderansätze mit reduziertem Antrags- und Berichtswesen

Dadurch können Vorstände ihre Ressourcen stärker auf strategische Entscheidungen und die Weiterentwicklung der Stiftung konzentrieren.

Fazit: Entlastung ist Zukunftssicherung

Die größte Gefahr für viele ehrenamtlich geführte Stiftungen ist nicht mangelndes Engagement, sondern Überlastung. Wenn Vorstände dauerhaft an ihre Grenzen stoßen, steigt das Risiko von Fehlern, Frustration und ausbleibender Nachfolge.

Deshalb sollte Entlastung nicht als organisatorischer Luxus verstanden werden, sondern als strategische Investition in die Zukunft der Stiftung. Klare Strukturen, effiziente Prozesse, gezielte Kompetenzentwicklung und der bewusste Einsatz externer Unterstützung schaffen die Voraussetzungen dafür, dass ehrenamtliche Vorstände ihre eigentliche Aufgabe wahrnehmen können: die Stiftung langfristig handlungsfähig zu halten und den Stifterwillen wirksam umzusetzen.

Wichtig ist dabei zu verstehen: Zwar bleibt die Gesamtverantwortung stets beim Vorstand, die operative und administrative Belastung kann jedoch erheblich reduziert werden. Die Einbindung externer Expertise kann Stiftungsvorstände spürbar entlasten. Wesentliche Aufgaben aus den zentralen Handlungsfeldern der Stiftung lassen sich an spezialisierte Dienstleister übertragen. Zugleich ermöglicht die Einbindung externer Fachleute die Umsetzung eines Vier-Augen-Prinzips – selbst bei einem Ein-Personen-Vorstand oder in Stiftungen ohne zusätzliches Kontroll- oder Aufsichtsorgan.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass die Stiftungsaufsicht in erster Linie eine Rechtsaufsicht ausübt. Sie überwacht die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, übernimmt jedoch keine fachliche Begleitung und gibt keine strategischen Impulse für die Weiterentwicklung der Stiftung. Umso wichtiger ist es, dass Stiftungen selbst die Voraussetzungen für professionelle Strukturen, wirksame Gremienarbeit und eine frühzeitige Nachfolgeplanung schaffen. Nur so lassen sich Handlungsfähigkeit, Stifterwille und Stiftungszweck dauerhaft sichern.

Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf, wenn wir Sie mit unseren Dienstleistungen im Bereich der Stiftungsverwaltung bei Ihren administrativen und organisatorischen Angelegenheiten unterstützen sollen.

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Fußnoten:
¹ Bundesverband Deutscher Stiftungen: Zahlen, Daten, Fakten 2021, S. 17
² Bundesverband Deutscher Stiftungen: Zahlen, Daten, Fakten 2021, S. 17 und 23
³ Mecking, Christoph: Drohender Personalnotstand: Vorstandsnachfolge als Problem und Herausforderung, Stiftungsbrief Ausgabe 02/2013, S. 33

Hinweis: Dieser Beitrag basiert auf einem gleichnamigen Vortrag vom EngagementZentrum am 21. Mai 2026 auf dem „Deutschen Stiftungstag“ und wurde zu seiner Strukturierung mit KI-Unterstützung (ChatGPT) erstellt.

Besondere Literaturempfehlung: Timmer, Karsten: Leitfaden für ehrenamtliche Stiftungsvorstände, Stiftungswissen Nr. 03/ Stand 05/2025, kostenfrei abrufbar unter: www.stiftungen.org